Que devient votre CV après avoir cliqué sur « Postuler » ?

Ce n'est pas un robot. C'est un logiciel, et le plus souvent même pas une IA.

Presque tout ce qui s'écrit sur les systèmes de suivi des candidatures commence par les mots « un robot lit votre CV ». Il n'y a pas de robot. Un Applicant Tracking System, ou ATS, est un logiciel : une base de données de candidats à laquelle est attaché un flux de travail, le même genre de programme qu'une entreprise utilise pour suivre ses clients ou ses factures. Il stocke chaque candidature pour chaque poste ouvert, note qui en est à quelle étape, et donne aux recruteurs un champ de recherche.

Certains systèmes intègrent désormais de l'intelligence artificielle, généralement pour rapprocher les candidats d'un poste et les trier en groupes. Cela reste la minorité. En janvier 2024, la Society for Human Resource Management (SHRM) a interrogé 2 366 professionnels des RH aux États-Unis. Seules 26 % de leurs organisations utilisaient l'IA pour une activité RH, quelle qu'elle soit. Parmi elles, 64 % l'utilisaient quelque part dans le recrutement, les entretiens ou l'embauche, et environ une sur trois de ce groupe s'en servait pour examiner ou présélectionner des CV. Mettez les chiffres bout à bout et l'IA lisait des CV dans environ une organisation sur vingt. Partout ailleurs, le logiciel exécutait des règles et des recherches qu'une personne avait configurées.

Comment fonctionne un ATS ?

Un système de suivi des candidatures reçoit votre candidature, extrait le texte de votre CV dans une fiche structurée, vérifie vos réponses par rapport aux règles fixées par l'employeur, puis permet aux recruteurs de rechercher, filtrer et classer tous ceux qui ont postulé. Il ne lit pas votre CV comme le ferait une personne, et dans la plupart des systèmes, il ne décide pas qui est embauché. Il décide, en pratique, qui est vu.

La suite de cet article suit ce parcours dans l'ordre : ce que le recruteur met en place avant que vous ne postuliez, et ce que le logiciel fait ensuite de votre CV. Les détails varient d'un produit à l'autre, j'ai donc repris les étapes de la documentation officielle de trois systèmes très répandus, Greenhouse, Workday et iCIMS, et d'études qui ne vendent pas de logiciel de CV.

Du côté du recruteur : ce qui se passe avant que vous ne postuliez

Pour comprendre ce que le logiciel fait de votre CV, commencez par ce que fait le recruteur avant même que vous ne voyiez l'annonce.

1. Le poste est créé dans le système. Le recruteur ouvre une demande de recrutement : intitulé, lieu, description du poste, et le formulaire de candidature que vous remplirez plus tard.
2. Des questions éliminatoires sont ajoutées. Ce sont les questions par oui ou non du formulaire de candidature : avez-vous un permis poids lourd, avez-vous le droit de travailler dans ce pays, pouvez-vous travailler le week-end. Dans Greenhouse, l'employeur peut marquer certaines réponses comme un rejet automatique ; l'exemple donné par le centre d'aide lui-même est un poste de chauffeur qui exige le permis (Greenhouse, Auto-reject (s'ouvre dans un nouvel onglet)). Workday fait la même chose par ce qu'il appelle l'« automatic stage routing » : des règles construites à partir du formulaire de candidature, du questionnaire et d'éventuels résultats de tests, qui font avancer ou écartent un candidat sans qu'une personne regarde (Workday Administrator Guide (s'ouvre dans un nouvel onglet)). iCIMS décrit des tests de présélection qui renvoient un score qui « qualifie ou disqualifie un candidat » (iCIMS (s'ouvre dans un nouvel onglet)). C'est le seul endroit où le logiciel rejette vraiment des gens de lui-même, et ce qui le déclenche, ce sont vos réponses, pas votre CV.
3. Des critères indispensables sont définis. Le recruteur peut aussi indiquer au système sur quelles exigences filtrer : une licence universitaire, une habilitation professionnelle, une certification. L'étude de 2021 de la Harvard Business School auprès de 2 275 dirigeants aux États-Unis, au Royaume-Uni et en Allemagne a montré que ces filtres reposent souvent sur des substituts, comme un diplôme tenant lieu de compétences, et que près de la moitié des entreprises interrogées écartaient automatiquement tout CV présentant une interruption d'emploi de plus de six mois (Hidden Workers: Untapped Talent (s'ouvre dans un nouvel onglet)).
4. L'annonce est publiée, et les candidatures commencent à arriver dans le même système.

De votre côté : ce qui se passe après avoir cliqué sur « Postuler »

1. Votre CV est analysé. Le système fait passer votre fichier dans un analyseur (parser), un programme qui tente de transformer le document en champs : nom, coordonnées, chaque poste avec employeur, intitulé et dates, formation, compétences, langues, habilitations. Textkernel, dont l'analyseur est intégré à beaucoup de ces systèmes, écrit dans sa propre documentation pour développeurs que les mises en page en colonnes peuvent dérouter l'analyseur et que certaines rubriques, comme les brevets et les publications, sont « impossibles à analyser à un niveau fin » (Textkernel, Parser Output (s'ouvre dans un nouvel onglet)). Ce que l'analyseur ne parvient pas à placer finit dans le mauvais champ, ou nulle part.
2. Vos réponses sont vérifiées. Si le poste comporte des questions éliminatoires et que vous avez donné une réponse disqualifiante, la candidature est rejetée à ce moment, généralement par un e-mail automatique. Sinon, vous passez à la suite.
3. Vous devenez une fiche dans la base de données. À partir de là, vous êtes une ligne dans un tableau : les champs analysés, votre fichier d'origine en pièce jointe, une étape comme « Nouveau » ou « Entretien téléphonique », et toutes les notes et étiquettes que le recruteur ajoute.
4. Le recruteur recherche, filtre et classe. C'est l'étape que la plupart des gens visent quand ils disent « l'ATS m'a rejeté », et c'est la moins automatique. Le guide d'Indeed pour les candidats la décrit simplement : les recruteurs recherchent dans les candidatures des mots-clés tirés de la description du poste, comme des compétences, des intitulés ou des responsabilités précises, et le système peut classer les candidats selon la correspondance de leurs informations avec les exigences (Indeed Career Guide (s'ouvre dans un nouvel onglet)). Un CV qui ne contient pas les mots recherchés par le recruteur n'est pas supprimé. Il n'apparaît simplement pas. Les systèmes dotés d'un appariement par IA vont un cran plus loin : le Talent Matching de Greenhouse trie les candidats en Strong, Good, Partial, Limited ou Needs manual review, à l'aune de critères rédigés par l'équipe de recrutement, et la FAQ de Greenhouse précise elle-même qu'il « n'écarte automatiquement aucun candidat et ne prend aucune décision d'embauche » (Greenhouse, Talent Matching FAQ (s'ouvre dans un nouvel onglet)).
5. Une personne regarde, brièvement. Quand un recruteur ouvre effectivement votre CV, le premier regard est court. En 2018, le site d'emploi Ladders a équipé des recruteurs d'un dispositif d'oculométrie et a mesuré une moyenne de 7,4 secondes pour le premier survol. Les CV qui retenaient l'attention avaient une mise en page simple, avec des titres de rubriques clairs, des intitulés en gras et des réalisations en liste à puces. Les pages surchargées, les colonnes multiples et les longues phrases la perdaient (HR Dive sur l'étude Ladders (s'ouvre dans un nouvel onglet)).

Ce que cela signifie pour le recruteur

Vu du fauteuil du recruteur, le logiciel est avant tout une affaire de temps. Dans l'enquête SHRM de 2024, 88 % des organisations utilisant l'IA dans le recrutement ont donné le gain de temps comme raison (SHRM, 2024 Talent Trends (s'ouvre dans un nouvel onglet)). Deux ans plus tôt, dans une enquête SHRM auprès de 1 688 professionnels des RH, 64 % disaient que leurs outils d'automatisation ou d'IA filtraient automatiquement les candidats non qualifiés, et 19 % disaient que ces outils avaient écarté des candidats qualifiés (SHRM, avril 2022 (s'ouvre dans un nouvel onglet)).

L'étude de Harvard est plus directe. Un ATS, y lit-on, « repose en grande partie sur une logique "négative" pour réduire le vivier de candidats » : les gens sont écartés pour ce qui leur manque, un diplôme, un emploi continu, une formulation exacte, plutôt que considérés pour ce qu'ils ont. 88 % des dirigeants interrogés reconnaissent que des candidats qualifiés et hautement compétents sont éliminés du processus parce qu'ils ne correspondent pas exactement aux critères. Les systèmes font ce pour quoi ils ont été achetés. Ils n'ont pas été achetés pour vous trouver.

Ce que cela signifie pour vous

Rien de tout cela ne veut dire que vous pouvez déjouer le système, et cet article ne vous dira pas comment. Cela veut dire qu'un CV a désormais deux lecteurs, dans un ordre fixe : d'abord un analyseur et un champ de recherche, puis une personne qui dispose de 7,4 secondes. Un CV qui fonctionne doit satisfaire les deux.

• Il doit être lisible par l'analyseur. Chaque poste doit ressortir comme un poste, avec l'employeur, l'intitulé et les dates qui lui sont rattachés, et chaque rubrique doit atterrir dans le bon champ. C'est une question de structure, pas de design.
• Il doit contenir les mots que le recruteur va rechercher. Ces mots sont dans l'annonce. Si l'annonce dit « gestion des parties prenantes » et que votre CV dit « a travaillé avec de nombreux services », la recherche ne vous trouvera pas, aussi vrais que soient les deux.
• Il doit répondre honnêtement aux questions éliminatoires. Ce sont le seul rejet automatique, et un permis ou une autorisation de travail que vous n'avez pas finira de toute façon par ressortir.
• Il doit expliquer ses interruptions avec des mots. Le filtre regarde les dates. La personne qui lit votre CV ensuite lit la phrase à côté.

Les deux premiers points sont la partie qu'un logiciel peut faire pour vous, et c'est la partie que fait Adapt to Success : il garde vos faits et reconstruit la structure et la formulation pour que l'analyseur et le champ de recherche puissent les lire. Les deux derniers vous appartiennent.

Qui surveille les surveillants ?

Deux choses valent la peine d'être connues si vous postulez en Europe ou au Royaume-Uni.

Le règlement de l'Union européenne sur l'intelligence artificielle classe, dans son annexe III, les systèmes d'IA utilisés pour recruter ou sélectionner des personnes, y compris ceux qui filtrent les candidatures et évaluent les candidats, parmi les systèmes à haut risque (Règlement européen sur l'IA, annexe III (s'ouvre dans un nouvel onglet)). Cela les soumet aux obligations du règlement en matière de gestion des risques, de qualité des données, de contrôle humain et de transparence.

En novembre 2024, l'Information Commissioner's Office, l'autorité britannique de protection des données, a publié les conclusions d'un audit d'outils d'IA utilisés dans le recrutement. Il a formulé près de 300 recommandations. Certains outils permettaient aux recruteurs de filtrer les candidats selon des caractéristiques protégées, certains déduisaient le sexe et l'origine ethnique à partir des noms, et certains collectaient bien plus de données personnelles que le poste ne l'exigeait (ICO, novembre 2024 (s'ouvre dans un nouvel onglet)).

Le propos n'est pas que le logiciel est illégal. Le propos est qu'il est désormais réglementé, audité et, dans l'UE, classé à haut risque, ce qui vous dit le poids qu'il pèse dans le fait que vous soyez vu ou non.

Ce que j'aurais aimé savoir

Je ne savais rien de tout cela quand j'ai envoyé mes 2 200 candidatures. Je mettais en forme mon CV pour qu'il plaise à une personne, et la plupart du temps, aucune personne ne le voyait. Si vous voulez voir à quoi ressemble la différence sur une vraie page, il y a quatre exemples avant/après sur la page ATS expliqué. Si vous voulez savoir à quelle fréquence ce logiciel se dresse entre vous et un recruteur, ce sera un article ultérieur de cette série.