ماذا يحدث لسيرتك الذاتية بعد أن تضغط على «تقديم»؟

ليس روبوتاً. إنه برنامج، وفي الغالب ليس ذكاءً اصطناعياً حتى.

يبدأ كل ما يُكتب تقريباً عن أنظمة تتبع المتقدمين بعبارة «روبوت يقرأ سيرتك الذاتية». لا يوجد روبوت. نظام تتبع المتقدمين، أو ATS، هو برنامج: قاعدة بيانات للمتقدمين مع سير عمل مرتبط بها، وهو النوع نفسه من البرامج التي تستخدمها الشركة لمتابعة عملائها أو فواتيرها. يخزّن كل طلب لكل وظيفة شاغرة، ويسجّل من في أي مرحلة، ويمنح مسؤولي التوظيف مربع بحث.

تتضمن بعض الأنظمة الآن ذكاءً اصطناعياً، عادةً لمطابقة المتقدمين مع وظيفة وفرزهم في مجموعات. لكن هذه لا تزال الأقلية. في يناير 2024، استطلعت جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) آراء 2,366 من مهنيي الموارد البشرية في الولايات المتحدة. 26% فقط من مؤسساتهم كانت تستخدم الذكاء الاصطناعي في أي نشاط للموارد البشرية على الإطلاق. ومن بين هذه، استخدمه 64% في مكان ما من التوظيف أو المقابلات أو التعيين، ونحو واحدة من كل ثلاث من تلك المجموعة استخدمته لمراجعة السير الذاتية أو فرزها. اجمع الأرقام معاً تجد أن الذكاء الاصطناعي كان يقرأ السير الذاتية في نحو مؤسسة واحدة من كل عشرين. وفي كل مكان آخر، كان البرنامج ينفّذ قواعد وعمليات بحث أعدّها شخص.

كيف يعمل نظام ATS؟

يستقبل نظام تتبع المتقدمين طلبك، ويستخرج نص سيرتك الذاتية في سجل منظّم، ويتحقق من إجاباتك مقابل القواعد التي وضعها صاحب العمل، ثم يتيح لمسؤولي التوظيف البحث في كل من تقدّم وتصفيتهم وترتيبهم. إنه لا يقرأ سيرتك الذاتية كما يفعل الإنسان، وفي معظم الأنظمة لا يقرر من يُوظَّف. ما يقرره، عملياً، هو من يُرى.

يتتبع بقية هذا المقال تلك الرحلة بالترتيب: ما يعدّه مسؤول التوظيف قبل أن تتقدم، وما يفعله البرنامج بسيرتك الذاتية بعد ذلك. تختلف التفاصيل بين المنتجات، لذلك أخذت الخطوات من الوثائق الرسمية لثلاثة أنظمة واسعة الانتشار، Greenhouse وWorkday وiCIMS، ومن أبحاث لا تبيع برامج السير الذاتية.

جانب مسؤول التوظيف: ما يحدث قبل أن تتقدم

لفهم ما يفعله البرنامج بسيرتك الذاتية، ابدأ بما يفعله مسؤول التوظيف قبل أن ترى الإعلان أصلاً.

1. تُنشأ الوظيفة في النظام. يفتح مسؤول التوظيف طلب شغل وظيفة: المسمّى، والموقع، والوصف الوظيفي، ونموذج التقديم الذي ستملؤه لاحقاً.
2. تُضاف أسئلة الإقصاء. هذه هي أسئلة نعم أو لا في نموذج التقديم: هل تحمل رخصة قيادة من الفئة A، هل يُسمح لك بالعمل في هذا البلد، هل يمكنك العمل في عطلات نهاية الأسبوع. في Greenhouse، يمكن لصاحب العمل أن يحدد إجابات معيّنة كرفض تلقائي؛ والمثال الذي يقدّمه مركز المساعدة نفسه هو وظيفة قيادة تتطلب الرخصة (Greenhouse، Auto-reject (يفتح في تبويب جديد)). ويفعل Workday الشيء نفسه عبر ما يسمّيه التوجيه التلقائي للمراحل: قواعد مبنية على نموذج التقديم والاستبيان وأي نتيجة تقييم، تقدّم المرشح أو ترفضه دون أن ينظر إنسان (دليل مسؤول Workday (يفتح في تبويب جديد)). ويصف iCIMS تقييمات فرز مسبق تعيد درجة «تؤهّل المرشح أو تستبعده» (iCIMS (يفتح في تبويب جديد)). هذا هو الموضع الوحيد الذي يرفض فيه البرنامج الأشخاص بنفسه فعلاً، وما يطلقه هو إجاباتك، لا سيرتك الذاتية.
3. تُحدَّد المعايير الإلزامية. يمكن لمسؤول التوظيف أيضاً أن يخبر النظام بالمتطلبات التي يصفّي على أساسها: درجة البكالوريوس، أو رخصة مهنية، أو شهادة. وجدت دراسة كلية هارفارد للأعمال لعام 2021 التي شملت 2,275 مديراً تنفيذياً في الولايات المتحدة والمملكة المتحدة وألمانيا أن هذه المرشحات تعتمد غالباً على بدائل، مثل شهادة تحل محل المهارات، وأن نحو نصف الشركات المستطلعة كانت تستبعد تلقائياً أي سيرة ذاتية فيها فجوة في التوظيف تزيد على ستة أشهر (Hidden Workers: Untapped Talent (يفتح في تبويب جديد)).
4. يُنشر الإعلان، وتبدأ الطلبات بالوصول إلى النظام نفسه.

جانبك أنت: ما يحدث بعد أن تضغط على «تقديم»

1. تُحلَّل سيرتك الذاتية. يمرّر النظام ملفك عبر محلّل (parser)، وهو برنامج يحاول تحويل المستند إلى حقول: الاسم، وبيانات الاتصال، وكل وظيفة مع صاحب العمل والمسمّى والتواريخ، والتعليم، والمهارات، واللغات، والرخص. تقول Textkernel، التي يُدمج محلّلها في كثير من هذه الأنظمة، في وثائقها الخاصة بالمطورين إن التخطيطات ذات الأعمدة قد تربك المحلّل وإن بعض الأقسام، مثل براءات الاختراع والمنشورات، «يستحيل تحليلها على مستوى دقيق» (Textkernel، مخرجات المحلّل (يفتح في تبويب جديد)). وكل ما يعجز المحلّل عن وضعه في مكانه ينتهي في الحقل الخطأ، أو في لا مكان.
2. تُفحص إجاباتك. إذا كانت للوظيفة أسئلة إقصاء وأعطيت إجابة مستبعِدة، يُرفض الطلب الآن، عادةً برسالة بريد إلكتروني تلقائية. وإن لم يكن كذلك، تنتقل إلى الخطوة التالية.
3. تصبح سجلاً في قاعدة البيانات. من هنا فصاعداً أنت صف في جدول: الحقول المحلَّلة، وملفك الأصلي مرفقاً، ومرحلة مثل «جديد» أو «مقابلة هاتفية»، وأي ملاحظات ووسوم يضيفها مسؤول التوظيف.
4. يبحث مسؤول التوظيف ويصفّي ويرتّب. هذه هي الخطوة التي يقصدها معظم الناس حين يقولون «رفضني نظام ATS»، وهي الأقل آليةً. يصفها دليل Indeed للباحثين عن عمل بوضوح: يبحث مسؤولو التوظيف في الطلبات عن كلمات مفتاحية مأخوذة من الوصف الوظيفي، مثل مهارات أو مسمّيات أو مسؤوليات بعينها، ويمكن للنظام أن يرتّب المتقدمين بحسب مدى تطابق بياناتهم مع المتطلبات (دليل Indeed المهني (يفتح في تبويب جديد)). السيرة الذاتية التي لا تحتوي على الكلمات التي بحث عنها مسؤول التوظيف لا تُحذف. هي ببساطة لا تظهر. وتذهب الأنظمة المزوّدة بمطابقة بالذكاء الاصطناعي خطوة أبعد: فخاصية Talent Matching في Greenhouse تصنّف المتقدمين إلى Strong أو Good أو Partial أو Limited أو Needs manual review، قياساً على معايير كتبها فريق التوظيف، وتنص الأسئلة الشائعة لدى Greenhouse نفسها على أنها «لا تستبعد أي مرشح تلقائياً ولا تتخذ أي قرار توظيف» (Greenhouse، الأسئلة الشائعة عن Talent Matching (يفتح في تبويب جديد)).
5. ينظر إنسان، لوهلة. عندما يفتح مسؤول التوظيف سيرتك الذاتية فعلاً، تكون النظرة الأولى قصيرة. في عام 2018، زوّد موقع Ladders المهني مسؤولي توظيف بأجهزة تتبع حركة العين وقاس متوسطاً قدره 7.4 ثوانٍ للمسح الأول. السير الذاتية التي احتفظت بالانتباه كانت ذات تخطيط بسيط بعناوين أقسام واضحة ومسمّيات بخط عريض وإنجازات في نقاط. أما الصفحات المزدحمة والأعمدة المتعددة والجمل الطويلة فقد فقدته (HR Dive عن دراسة Ladders (يفتح في تبويب جديد)).

ماذا يعني ذلك لمسؤول التوظيف

من كرسي مسؤول التوظيف، يدور البرنامج في معظمه حول الوقت. في استطلاع SHRM لعام 2024، ذكرت 88% من المؤسسات التي تستخدم الذكاء الاصطناعي في التوظيف توفير الوقت سبباً لذلك (SHRM، اتجاهات المواهب 2024 (يفتح في تبويب جديد)). وقبل ذلك بعامين، في استطلاع لـSHRM شمل 1,688 من مهنيي الموارد البشرية، قال 64% إن أدوات الأتمتة أو الذكاء الاصطناعي لديهم تستبعد المتقدمين غير المؤهلين تلقائياً، وقال 19% إن هذه الأدوات استبعدت متقدمين مؤهلين (SHRM، أبريل 2022 (يفتح في تبويب جديد)).

تقولها دراسة هارفارد بصراحة أكبر. فنظام ATS، كما تقول، «يعتمد إلى حد كبير على منطق "سلبي" لتقليص مجموعة المتقدمين»: يُستبعد الناس بسبب ما ينقصهم، شهادة، أو توظيف متواصل، أو عبارة بعينها، بدلاً من النظر فيما لديهم. ووافق 88% من المديرين التنفيذيين المستطلعين على أن مرشحين مؤهلين من ذوي المهارات العالية يُستبعدون من العملية لأنهم لا يطابقون المعايير بدقة. الأنظمة تفعل ما اشتُريت من أجله. ولم تُشترَ لكي تجدك.

ماذا يعني ذلك لك

لا شيء من هذا يعني أنك تستطيع التغلب على النظام، ولن يخبرك هذا المقال بكيفية ذلك. ما يعنيه أن للسيرة الذاتية الآن قارئين، بترتيب ثابت: أولاً محلّل ومربع بحث، ثم إنسان لديه 7.4 ثوانٍ. السيرة الذاتية الناجحة يجب أن ترضي الاثنين.

• يجب أن تكون قابلة للقراءة من قِبل المحلّل. يجب أن تخرج كل وظيفة كوظيفة، مع صاحب العمل والمسمّى والتواريخ مرتبطة بها، وأن يصل كل قسم إلى الحقل الصحيح. هذه مسألة بنية، لا تصميم.
• يجب أن تحتوي على الكلمات التي سيبحث عنها مسؤول التوظيف. تلك الكلمات موجودة في إعلان الوظيفة. إذا قال الإعلان «إدارة أصحاب المصلحة» وقالت سيرتك الذاتية «عملت مع أقسام كثيرة»، فلن يجدك البحث، مهما كان الاثنان صحيحين.
• يجب أن تجيب عن أسئلة الإقصاء بصدق. فهي الرفض التلقائي الوحيد، والرخصة أو تصريح العمل الذي لا تملكه سيظهر لاحقاً على أي حال.
• يجب أن تشرح فجواتها بالكلمات. المرشّح ينظر إلى التواريخ. والإنسان الذي يقرأ سيرتك الذاتية بعده يقرأ الجملة المجاورة لها.

النقطتان الأوليان هما الجزء الذي يستطيع البرنامج أن يقوم به عنك، وهو الجزء الذي يقوم به Adapt to Success: يحتفظ بحقائقك ويعيد بناء البنية والصياغة بحيث يستطيع المحلّل ومربع البحث قراءتهما. أما الأخيرتان فهما لك.

من يراقب المراقبين؟

هناك أمران يستحقان المعرفة إذا كنت تتقدم لوظائف في أوروبا أو المملكة المتحدة.

يدرج قانون الذكاء الاصطناعي للاتحاد الأوروبي في ملحقه الثالث أنظمة الذكاء الاصطناعي المستخدمة في توظيف الأشخاص أو اختيارهم، بما فيها الأنظمة التي تصفّي طلبات التوظيف وتقيّم المرشحين، ضمن الأنظمة عالية المخاطر (قانون الذكاء الاصطناعي للاتحاد الأوروبي، الملحق الثالث (يفتح في تبويب جديد)). وهذا يُخضعها لالتزامات القانون في إدارة المخاطر وجودة البيانات والإشراف البشري والشفافية.

في نوفمبر 2024، نشر مكتب مفوض المعلومات في المملكة المتحدة نتيجة تدقيق لأدوات الذكاء الاصطناعي المستخدمة في التوظيف. وقدّم نحو 300 توصية. كانت بعض الأدوات تتيح لمسؤولي التوظيف تصفية المرشحين بحسب خصائص محمية، وبعضها يستنتج الجنس والأصل العرقي من الأسماء، وبعضها يجمع بيانات شخصية تفوق بكثير ما تتطلبه الوظيفة (ICO، نوفمبر 2024 (يفتح في تبويب جديد)).

المقصود ليس أن البرنامج غير قانوني. المقصود أنه أصبح الآن خاضعاً للتنظيم والتدقيق، ومصنّفاً في الاتحاد الأوروبي كعالي المخاطر، وهذا يخبرك بمقدار ما يحمله من وزن في ما إذا كنت ستُرى أم لا.

ما كنت أتمنى لو عرفته

لم أكن أعرف شيئاً من هذا حين أرسلت طلباتي الـ2,200. كنت أنسّق سيرتي الذاتية لتبدو جيدة في عين إنسان، وفي معظم الأحيان لم يرها أي إنسان. إذا أردت أن ترى كيف يبدو الفرق على صفحة حقيقية، فهناك أربعة أمثلة قبل وبعد في صفحة شرح ATS. وإذا أردت أن تعرف كم مرة يقف هذا البرنامج بينك وبين مسؤول التوظيف، فذلك مقال لاحق في هذه السلسلة.