¿Qué pasa con tu CV después de pulsar «Enviar»?

No es un robot. Es software, y la mayoría de las veces ni siquiera IA.

Casi todo lo que se escribe sobre los sistemas de seguimiento de candidatos empieza con las palabras «un robot lee tu CV». No hay ningún robot. Un Applicant Tracking System, o ATS, es un programa informático: una base de datos de candidatos con un flujo de trabajo asociado, el mismo tipo de programa que una empresa usa para llevar el control de sus clientes o sus facturas. Guarda todas las solicitudes de todos los puestos vacantes, registra quién está en qué fase y da a los reclutadores un cuadro de búsqueda.

Algunos sistemas incluyen ahora inteligencia artificial, normalmente para comparar a los candidatos con un puesto y clasificarlos en grupos. Siguen siendo la minoría. En enero de 2024, la Society for Human Resource Management (SHRM) encuestó a 2.366 profesionales de RR. HH. en Estados Unidos. Solo el 26 % de sus organizaciones usaba IA para alguna actividad de RR. HH. De ellas, el 64 % la usaba en alguna parte del reclutamiento, las entrevistas o la contratación, y aproximadamente una de cada tres de ese grupo la usaba para revisar o preseleccionar CV. Si juntas las cifras, la IA leía CV en más o menos una de cada veinte organizaciones. En todas las demás, el software ejecutaba reglas y búsquedas que había configurado una persona.

¿Cómo funciona un ATS?

Un sistema de seguimiento de candidatos recibe tu solicitud, extrae el texto de tu CV a un registro estructurado, coteja tus respuestas con las reglas que ha fijado la empresa y después permite a los reclutadores buscar, filtrar y ordenar a todos los que han solicitado el puesto. No lee tu CV como lo haría una persona y, en la mayoría de los sistemas, no decide a quién se contrata. Decide, en la práctica, a quién se ve.

El resto de este artículo sigue ese recorrido en orden: lo que el reclutador configura antes de que solicites el puesto y lo que el software hace después con tu CV. Los detalles cambian de un producto a otro, así que he tomado los pasos de la documentación oficial de tres sistemas muy extendidos, Greenhouse, Workday e iCIMS, y de investigaciones ajenas a la venta de software de CV.

El lado del reclutador: qué pasa antes de que solicites el puesto

Para entender qué hace el software con tu CV, empieza por lo que hace el reclutador antes de que tú veas siquiera el anuncio.

1. El puesto se crea en el sistema. El reclutador abre la vacante: título, ubicación, la descripción del puesto y el formulario de solicitud que tú rellenarás después.
2. Se añaden preguntas eliminatorias. Son las preguntas de sí o no del formulario de solicitud: ¿tienes carné de camión?, ¿tienes permiso para trabajar en este país?, ¿puedes trabajar los fines de semana? En Greenhouse, la empresa puede marcar ciertas respuestas como rechazo automático; el ejemplo que pone su propio centro de ayuda es un puesto de conductor que exige ese carné (Greenhouse, Auto-reject (se abre en una nueva pestaña)). Workday hace lo mismo mediante lo que llama «automatic stage routing»: reglas basadas en el formulario de solicitud, el cuestionario y cualquier resultado de prueba, que hacen avanzar o descartan a un candidato sin que ninguna persona lo revise (Workday Administrator Guide (se abre en una nueva pestaña)). iCIMS describe pruebas de preselección que devuelven una puntuación que «declara apto o no apto a un candidato» (iCIMS (se abre en una nueva pestaña)). Es el único punto en el que el software rechaza de verdad a personas por sí solo, y lo que lo activa son tus respuestas, no tu CV.
3. Se fijan los criterios imprescindibles. El reclutador también puede indicar al sistema por qué requisitos filtrar: un título universitario, una licencia profesional, una certificación. El estudio de 2021 de la Harvard Business School con 2.275 directivos de Estados Unidos, Reino Unido y Alemania descubrió que estos filtros suelen basarse en indicadores indirectos, como un título que hace las veces de competencias, y que casi la mitad de las empresas encuestadas descartaba automáticamente cualquier CV con un hueco laboral de más de seis meses (Hidden Workers: Untapped Talent (se abre en una nueva pestaña)).
4. Se publica el anuncio y las solicitudes empiezan a llegar al mismo sistema.

Tu lado: qué pasa después de pulsar «Enviar»

1. Tu CV se analiza. El sistema pasa tu archivo por un analizador (parser), un programa que intenta convertir el documento en campos: nombre, datos de contacto, cada empleo con empresa, cargo y fechas, formación, competencias, idiomas, licencias. Textkernel, cuyo analizador está integrado en muchos de estos sistemas, dice en su propia documentación para desarrolladores que los diseños en columnas pueden confundir al analizador y que algunas secciones, como patentes y publicaciones, son «imposibles de analizar a un nivel detallado» (Textkernel, Parser Output (se abre en una nueva pestaña)). Lo que el analizador no consigue colocar acaba en el campo equivocado, o en ninguno.
2. Se comprueban tus respuestas. Si el puesto tiene preguntas eliminatorias y diste una respuesta eliminatoria, la solicitud se rechaza en ese momento, normalmente con un correo automático. Si no, sigues adelante.
3. Te conviertes en un registro de la base de datos. A partir de aquí eres una fila de una tabla: los campos analizados, tu archivo original adjunto, una fase como «Nuevo» o «Entrevista telefónica», y las notas y etiquetas que añada el reclutador.
4. El reclutador busca, filtra y ordena. Este es el paso al que se refiere la mayoría cuando dice «el ATS me rechazó», y es el menos automático. La guía de Indeed para quienes buscan empleo lo describe con claridad: los reclutadores buscan en las solicitudes palabras clave tomadas de la descripción del puesto, como competencias, cargos o responsabilidades concretas, y el sistema puede ordenar a los candidatos según lo bien que sus datos encajen con los requisitos (Indeed Career Guide (se abre en una nueva pestaña)). Un CV que no contiene las palabras que buscó el reclutador no se borra. Simplemente no aparece. Los sistemas con comparación por IA van un paso más allá: el Talent Matching de Greenhouse clasifica a los candidatos en Strong, Good, Partial, Limited o Needs manual review, en función de criterios que redactó el equipo de contratación, y las propias preguntas frecuentes de Greenhouse afirman que «no descarta automáticamente a ningún candidato ni toma ninguna decisión de contratación» (Greenhouse, Talent Matching FAQ (se abre en una nueva pestaña)).
5. Una persona mira, brevemente. Cuando un reclutador llega a abrir tu CV, el primer vistazo es corto. En 2018, el portal de empleo Ladders equipó a reclutadores con dispositivos de seguimiento ocular y midió una media de 7,4 segundos para el primer repaso. Los CV que retenían la atención tenían diseños sencillos con encabezados de sección claros, títulos en negrita y logros en viñetas. Las páginas recargadas, las columnas múltiples y las frases largas la perdían (HR Dive sobre el estudio de Ladders (se abre en una nueva pestaña)).

Qué significa para el reclutador

Desde el punto de vista del reclutador, el software es sobre todo una cuestión de tiempo. En la encuesta de la SHRM de 2024, el 88 % de las organizaciones que usan IA en el reclutamiento dio el ahorro de tiempo como motivo (SHRM, 2024 Talent Trends (se abre en una nueva pestaña)). Dos años antes, en una encuesta de la SHRM a 1.688 profesionales de RR. HH., el 64 % dijo que sus herramientas de automatización o IA filtraban automáticamente a los candidatos no cualificados, y el 19 % dijo que las herramientas habían excluido a candidatos cualificados (SHRM, abril de 2022 (se abre en una nueva pestaña)).

El estudio de Harvard lo dice de forma aún más directa. Un ATS, afirma, «se basa en gran medida en una lógica "negativa" para reducir el grupo de candidatos»: se elimina a las personas por lo que les falta, un título, un empleo continuo, una frase exacta, en lugar de considerarlas por lo que tienen. El 88 % de los directivos encuestados coincidió en que candidatos cualificados y altamente capacitados quedan fuera del proceso porque no coinciden exactamente con los criterios. Los sistemas hacen aquello para lo que se compraron. No se compraron para encontrarte a ti.

Qué significa para ti

Nada de esto significa que puedas burlar el sistema, y este artículo no va a decirte cómo. Significa que un CV tiene ahora dos lectores, en un orden fijo: primero un analizador y un cuadro de búsqueda, después una persona con 7,4 segundos. Un CV que funcione tiene que satisfacer a ambos.

• Tiene que ser legible para el analizador. Cada empleo tiene que reconocerse como un empleo, con la empresa, el cargo y las fechas asociados a él, y cada sección tiene que caer en el campo correcto. Es una cuestión de estructura, no de diseño.
• Tiene que contener las palabras que buscará el reclutador. Esas palabras están en el anuncio. Si el anuncio dice «gestión de partes interesadas» y tu CV dice «trabajé con muchos departamentos», la búsqueda no te encontrará, por ciertas que sean ambas cosas.
• Tiene que responder con honestidad a las preguntas eliminatorias. Son el único rechazo automático, y un carné o un permiso de trabajo que no tengas saldrá a la luz más tarde de todos modos.
• Tiene que explicar sus huecos con palabras. El filtro mira las fechas. La persona que lea tu CV después leerá la frase que las acompaña.

Los dos primeros puntos son la parte que el software puede hacer por ti, y esa es la parte de la que se encarga Adapt to Success: conserva tus datos y reconstruye la estructura y la redacción para que el analizador y el cuadro de búsqueda puedan leerlos. Los dos últimos son tuyos.

¿Quién vigila a los vigilantes?

Hay dos cosas que conviene saber si solicitas empleo en Europa o en el Reino Unido.

La Ley de Inteligencia Artificial de la Unión Europea incluye en su anexo III, como de alto riesgo, los sistemas de IA usados para reclutar o seleccionar a personas, incluidos los que filtran solicitudes de empleo y evalúan a los candidatos (Ley de IA de la UE, anexo III (se abre en una nueva pestaña)). Eso los somete a las obligaciones de la ley en materia de gestión de riesgos, calidad de los datos, supervisión humana y transparencia.

En noviembre de 2024, la Information Commissioner's Office, la autoridad de protección de datos del Reino Unido, publicó el resultado de una auditoría de herramientas de IA usadas en el reclutamiento. Formuló casi 300 recomendaciones. Algunas herramientas permitían a los reclutadores filtrar candidatos por características protegidas, algunas deducían el sexo y el origen étnico a partir de los nombres, y algunas recopilaban muchos más datos personales de los que el puesto requería (ICO, noviembre de 2024 (se abre en una nueva pestaña)).

La cuestión no es que el software sea ilegal. La cuestión es que ahora está regulado, auditado y, en la UE, clasificado como de alto riesgo, lo que da una idea del peso que tiene en que te vean o no.

Lo que me habría gustado saber

No sabía nada de esto cuando envié mis 2.200 solicitudes. Daba formato a mi CV para que quedara bien a ojos de una persona, y la mayoría de las veces ninguna persona lo veía. Si quieres ver cómo es la diferencia en una página real, hay cuatro ejemplos de antes y después en la página ATS explicado. Si quieres saber con qué frecuencia este software se interpone entre tú y un reclutador, lo trataré en un artículo posterior de esta serie.